Новини в світі ІТ   •   Microsoft Word   •   Таблиці у текстовому документі Word

Таблиці у текстовому документі Word

Щоденно, сучасна людина отримує велику кількість інформації. Цю інформацію людині треба впорядковувати, обробляти й порівнювати, а найзручніший спосіб це зробити – використати таблицю.

Таблиця – це графічний об’єкт текстового документа, який складається зі стовпців і рядків на перетині яких знаходяться клітинки таблиці.

У клітинках таблиці можуть міститися дані різних типів: числові, текстові, графічні та інші.

Додавання таблиці у текстовий документ

У текстовому процесорі Word існує декілька способів вставлення таблиці у документ:

1-й спосіб

Графічний спосіб додавання таблиці.

  • встановити курсор у деякому місці в документі де буде знаходитися таблиця;
  • перейти до вкладки Insert (Вставлення);
  • обрати у групі Tables (Таблиці) інструмент Table (Таблиця);
  • у вікні Insert Table (Вставлення таблиці) виділіть потрібну кількість рядків і стовпців за допомогою миші (максимум 10х8);
  • клацніть лівою кнопкою миші на останній клітинці.

2-й спосіб

Командний спосіб додавання таблиці.

  • встановити курсор у деякому місці в документі де буде знаходитися таблиця;
  • перейти до вкладки Insert (Вставлення);
  • обрати у групі Tables (Таблиці) інструмент Table (Таблиця);
  • зі списку команд оберіть Insert Table (Вставити таблицю);
  • у вікні Insert Table (Вставити таблицю) перейдіть до розділу Table Size (Розмір таблиці);
  • у полі для введення Number of columns (Кількість стовпців) задайте числове значення кількості стовпців;
  • у полі для введення Number of rows (Кількість рядків) задайте числове значення кількості рядків;
  • натисніть кнопку ОК.

Після виконання зазначених вище команд у текстовому документі буде створена порожня таблиця із заданою кількістю стовпців і рядків, ширина створеної таблиці буде дорівнювати ширині текстових абзаців в документі, а на стрічці команд з’являться дві додаткові вкладки Table Design (Конструктор) та Layout (Макет).

Тепер можна починати вводити дані у таблицю, для цього потрібно клікнути лівою клавішею миші всередину клітинки – з’явиться курсор, який позначатиме місце введення першого символу.

Під час уведення даних у клітинки таблиці ширина стовпця і висота рядка автоматично змінюється, оскільки такий режим встановлено у програмі за замовчуванням.

Для послідовного переміщення курсора по клітинках таблиці можна скористатися клавішею Tab (наступна клітинка таблиці) або Shift + Tab (попередня клітинка таблиці).

Виділення об’єктів таблиці

Для виділення клітинок таблиці або самої таблиці потрібно виконати наступні операції:

  • виділення однієї клітинки таблиці – перемістити вказівник до лівої межі клітинки, коли вказівник набуте наступного вигляду ⬈ клікнути лівою клавішею миші по клітинці;
  • виділення одного рядка таблиці – перемістити вказівник до лівої зовнішньої межі рядка, коли вказівник набуте наступного вигляду  клікнути лівою клавішею миші по першій клітинці рядка;
  • виділення одного стовпця таблиці – перемістити вказівник до верхньої зовнішньої межі стовпця, коли вказівник набуте наступного вигляду клікнути лівою клавішею миші по першій клітинці стовпця;
  • виділення всієї таблиці – зробити таблицю поточною, над її лівим верхнім кутом з’явиться маркер , клікнути по маркеру лівою клавішею миші;
  • виділення кількох суміжних об’єктів – зробити таблицю поточною, виділити першу клітинку, далі натиснувши ліву кнопку миші, перетягти вказівник до останньої клітинки й відпустити кнопку;
  • виділення кількох не суміжних об’єктів – зробити таблицю поточною, виділити один об’єкт, потім утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виділити решту об’єктів.

Щоб зняти виділення, достатньо клікнути за межами таблиці.

Форматування таблиці

В програмі Word можна досить швидко змінити стиль оформлення таблиць, за допомоги експрес-стилів з галереї, або власноруч задавши користувацькі налаштування.

Застосування експрес-стилів:

  • виділити таблицю або її фрагмент;
  • на вкладці Design (Конструктор) в групі Table Styles (Стилі таблиць) відкрити галерею стилів;
  • обрати потрібний стиль.

Налаштувати користувацький стиль таблиці можна декількома способами:

1-й спосіб

За допомоги використання інструментів групи Borders (Обрамлення) на вкладці Design (Конструктор).

  • виділити таблицю або її фрагмент;
  • зі списку Line Style (Стиль пера) вибрати тип лінії;
  • зі списку Line Weight (Товщина пера) вибрати потрібну товщину лінії;
  • зі списку Pen Color (Колір пера) вибрати необхідний колір лінії;
  • відкрити список інструменту Borders (Межі) і вибрати потрібний тип;
  • заливку самих клітинок можна встановити за допомоги інструменту Shading (Заливка).

2-й спосіб

За допомоги використання діалогового вікна Borders and Shading (Межі та заливка).

  • виділити таблицю або її фрагмент;
  • відкрити діалогове вікно групи Borders (Межі);
  • застосувати до клітинок таблиці наступні налаштування:
  • Setting (Тип межі);
  • Style (Тип лінії);
  • Color (Колір);
  • Width (Ширіна);
  • налаштування параметрів заливки клітинок можна виконати на вкладці Shading (Заливка)
  • застосувати налаштування натиснувши клавішу ОК.

Додавання рядків та стовпців до таблиці

1-й спосіб Навести вказівник миші між рядками або стовпцями таблиці (куди буде вставлений новий рядок), клікнути по спеціальному маркеру, який з’явиться між рядками.

2-й спосіб
  • встановити курсор у клітинці таблиці де потрібно додати новий рядок чи стовпець;
  • перейти до вкладки Layout (Макет);
  • в групі Rows & Columns (Рядки та стовпці) скористатися командами:
  • для додавання рядків:
    • Insert Above (Вставити вище);
    • Insert Below (Вставити нижче);
  • для додавання стовпців:
    • Insert Left (Вставити справа);
    • Insert Right (Вставити зліва).

3-й спосіб
  • встановити курсор у клітинці таблиці де потрібно додати новий рядок чи стовпець;
  • визвати правою клавішею миші контекстне меню;
  • серед пунктів меню знайти інструмент Insert (Вставити);
  • обрати необхідний параметр для вставки рядка або стовпця.

Видалення елементів з таблиці

1-й спосіб
  • встановити курсор у клітинці таблиці де потрібно видалити рядок чи стовпець;
  • перейти до вкладки Layout (Макет);
  • в групі Rows & Columns (Рядки та стовпці) скористатися командою Delete (Видалити).

2-й спосіб
  • встановити курсор у клітинці таблиці де потрібно видалити рядок чи стовпець;
  • виділити усі клітинки рядка або стовпчика;
  • визвати правою клавішею миші контекстне меню;
  • серед пунктів меню знайти інструмент Delete Cells (Видалити клітинки), коли видаляємо рядок або Delete Colums (Видалити стовпчик), коли видаляємо стовпчик.

Зміна ширини стовпців і висоти рядків

Якщо відома потрібна ширина стовпця або висота рядка в сантиметрах, їх можна вказати за допомогою інструментів Table Row Height (Висота рядка таблиці) та Table Column Width (Ширина стовпця таблиці), які знаходяться у групі Cell Size (Розмір клітинки) на вкладці Layout (Макет).

Для того, щоб встановити однакову ширину для деяких рядків або стовпців в таблиці треба:

1-й спосіб
  • виділити клітинки рядків або стовпців, які необхідно вирівняти в таблиці;
  • перейти до вкладки Layout (Макет) на панелі інструментів;
  • у групі Cell Size (Розмір клітинки) вибрати відповідно для вирівнювання рядків чи стовпців інструменти Distribute Rows (Зрівняти висоту рядків), Distribute Columns (Зрівняти ширину стовпців).
2-й спосіб
  • виділити клітинки рядків або стовпців, які необхідно вирівняти в таблиці;
  • визвати правою клавішею миші контекстне меню;
  • серед пунктів меню знайти інструменти Distribute Rows Evenly (Зрівняти висоту рядків), Distribute Columns Evenly (Зрівняти ширину стовпців).

Також можна самостійно змінювати висоту рядків або ширину стовпців, для цього треба навести вказівник на межу клітинки таблиці, вказівник змінить свій вигляд, далі затискаємо ліву клавішу миші й тягнемо вказівник у потрібну сторону тим самим змінюючи розмір рядка чи стовпця.

Об’єднання та розбиття клітинок в таблиці

Щоб змінити вигляд таблиці часто застосовують такі способи як об’єднання або розбиття клітинок, таким чином можна створити не стандартний макет таблиці.

Для того, щоб об’єднати клітинки таблиці в одну треба:

  • виділити клітинки діапазон клітинок в таблиці;
  • перейди до вкладки Layout (Макет) на панелі інструментів;
  • у групі Merge (Об’єднання) вибрати інструмент Merge Cells (Об’єднати клітинки).

Зворотна дія – розбивка клітинок застосовується, щоб розбити раніше об’єднану клітинку на кілька.

Для того, щоб розбити одну клітинку таблиці на декілька треба:

  • встановити курсор у клітинку таблиці;
  • перейди до вкладки Layout (Макет) на панелі інструментів;
  • у групі Merge (Об’єднання) вибрати інструмент Split Cells (Розділити клітинки);
  • з’явиться діалогове вікно Split Cells, в якому вказати Number of columns (Кількість стовпців) та Number of rows (Кількість рядків).
  • натиснути кнопку Ок.

Сортування даних в таблиці

Дані, що представлені у вигляді таблиці можна сортувати в алфавітному, числовому або хронологічному порядку (за спаданням або зростанням). При цьому інші стовпці в таблиці теж будуть відсортовані.

Сортування даних в таблиці виконується за наступним алгоритмом:

  • встановити курсор у клітинку таблиці;
  • перейди до вкладки Layout (Макет) на панелі інструментів;
  • у групі Data (Дані) вибрати інструмент Sort (Сортування);
  • установити в діалоговому вікні Sort наступні налаштування:
    • Sort by (сортувати за) – стовпець за яким потрібно зробити сортування в таблиці;
    • Type (тип) – тип сортування (текст, число, дата);
  • для застосування налаштувань натиснути кнопку Ок.

Якщо потрібно сортувати дані одночасно у декількох стовпцях таблиці – багаторівневе сортування, треба додатково у вікні налаштування інструмента Sort (Сортування) встановити значення для параметрів Then by (Потім за).

Експрес-таблиці

В текстовому редакторі Word можна використовувати вже готові шаблони таблиць (експрес-таблиці) – це заздалегідь відформатовані таблиці, які містять різноманітні початкові дані.

Однак, стандартних шаблонів не так вже й багато, і вони рідко підходять для звичайних робочих завдань, тому в програмі передбачена можливість створювати їх самостійно.

Алгоритм створення шаблонів експрес-таблиць:

  • стандартними засобами програми створити макет таблиці;
  • вставити демонстраційні дані у таблицю;
  • налаштувати стиль оформлення таблиці;
  • виділити створену таблицю повністю;
  • перейти до вкладки Insert (Вставлення);
  • обирати у групі Tables (Таблиці) інструмент Table (Таблиця);
  • із списку команд обрати Quick Tables (Експрес-таблиці);
  • зберігаємо виділену таблицю до колекції експрес-таблиць обравши команду – Save Selection to Quick Tables Gallery;
  • встановлюємо в діалоговому вікні Create New Building Block (Створення стандартного блока) наступні налаштування:
    • Name (Ім’я) – назва експрес-таблиці;
    • Gallery (Колекції) – розділ в якому буде зберігатися шаблон;
    • Category (Категорія) – категорія до якої буде відноситися шаблон;
    • Description (Опис) – загальні відомості про даний шаблон;
  • для застосування налаштувань натиснути кнопку Ок.

Отже, якщо серед робочих задач постає необхідність часто створювати однакові таблиці то можна створити на їх основі шаблонів експрес-таблиць, і в подальшому швидко додавати необхідні таблиці у текстові документи.